Centeam

Centenbeheer voor cohousings

Reservaties met een prijsje 25 mei 2024

Er kan vanaf nu gewerkt worden met reservaties die betalend zijn! Ik heb de boot lang afgehouden om dat te programmeren omdat naar mijn bescheiden mening de gezelligheid in een cohousing omgekeerd evenredig is met de mate waarin kleinere dan wel discutabele kosten minutieus worden bijgehouden. Lang leve de bluts en de buil!

Evenwel! Ik hoorde van een cohousing waar ze een auto hebben en die wordt binnen de cohousing gereserveerd, gebruikt en verrekend. Dat vond ik een prima te verdedigen scenario om aan het programmeren te slaan. Enkele concrete voorbeelden van wat er mogelijk is:

  • Deelauto van een bewoner: Eens de auto wordt gereserveerd moet de ontlener na het gebruik het aantal km invullen bij de reservatie. Eens de uiteindelijke reservatiedatum gepasseerd is, wordt er automagisch een kost aangemaakt a rato het aantal km's en de door de eigenaar opgegeven km-prijs ten voordele van de eigenaar van de auto en in het nadeel van de ontlener.
  • Deelauto van de groep: Zoals het vorige voorbeeld, alleen komen de inkomsten dan terecht in een of meerdere potjes (brandstof/wagen/...) waar dan de brandstof- en onderhoudskosten in gestopt kunnen worden.
  • Logeerkamer: Per reservatie wordt er per dag (= elke beginnende schijf van 24h) een vast bedrag aangerekend. Eens de reservatie voorbij is, maakt Centeam automatisch een kost aan op basis van de begin- en einddatum. Die kost komt terecht in één of meerdere potjes (bv. water, electriciteit, onderhoud paviljoen ...).
  • Bakfiets van een medebewoner: Per reservatie wordt er per dag een vast bedrag aangerekend. Eens de reservatie voorbij is maakt Centeam automatisch een kost aan die ten goede komt aan de eigenaar.
  • ...

Waar is er nog aan gedacht:

  • Je kan van een reservatie aangegeven dat ze 'voor de groep' is. De reservatie zal dan ook zo getoond worden. Is het een betalende reservatie, dan wordt die kost eens de reservatie voorbij is doorgerekend aan de bewoners volgens een opgegeven verdeelsleutel. Het is wel nog de woning die de reservatie uitvoerde die het beheer blijft houden en die bijvoorbeeld het eventuele verbruik moet ingegeven.
  • In de maandelijkse nieuwsbrief worden de reservaties vermeld waar je het verbruik nog van moet invullen.
  • Reserveer je als eigenaar iets van jezelf voor jezelf, dan wordt er vanzelfsprekend geen kost aangemaakt. Je kan zo je eigen deelauto reserveren om te laten zien op welke momenten die wel en niet beschikbaar is voor ontlening.
  • Gratis reservaties zijn natuurlijk nog steeds mogelijk en dat is ook de standaardinstelling.
  • Kosten horende bij een reservatie worden door Centeam +- 5 minuten nadat het einde van de reservatie voorbij automagisch aangemaakt. Voor reservaties die een verbruik nodig hebben (bv. een auto) moet ook eerst het verbruik zijn ingevuld. Tot dan blijven ze voor de ontlener in het rood in de kalender en op het dashboard staan. In de kalender zie je vanaf nu ook beter wat je eigen reservaties zijn, die verschijnen standaard in het groen.
  • Eens de reservatie werd verrekend zijn de kost en de reservatie niet gelinkt. Je kan de kost dus aanpassen/verwijderen/... mocht dat nodig.
  • Reserveerders krijgen op het dashboard te zien van welke reservaties ze het verbruik nog moeten invullen. Eigenaars dan wel adminstrators krijgen te zien welke reservaties nog voorzien moeten worden van een verbruik.

Er zijn wellicht nog scenario's denkbaar die geprogrammeerd kunnen/mogen/zullen worden. Wat met reservaties door externen? Het goed/afkeuren van reservaties? ... Alle feedback welkom op hoe het nu al werkt en wat nog wenselijk is.

Nog nieuws!

  • CSV-bestanden van Fortis kunnen nu geïmporteerd worden.
  • COD-bestanden van Crelan kunnen nu geïmporteerd worden.
  • Het is mogelijk om nu meerdere transactie-bestanden tegelijk te importeren. Sommige banken vinden het plezierig om de exportbestanden te splitsen per dag, en dan was dat voorheen een hoop werk.
  • Betalingen met 'bedrag = 0' worden niet meer geïmporteerd. Sommige banken verstoppen 'meldingen' in het exports met bedrag 0 maar daar is Centeam niets mee.
  • Verdeelsleutels en potjes kan je niet meer verwijderen als ze nog ergens in gebruik zijn.
  • Wanneer je een kost dupliceert die op een bewonerskostensheet staat, wordt die nieuwe kost gekopieerd naar de huidig actieve sheet en niet meer zoals voorheen naar de sheet waar de originele kost op staat.
  • Bij het maken of bewerken van een verdeelsleutel moet je de VME niet meer invullen, want die staat eigenlijk altijd op 0, tenzij voor de 'VME schiet voor'-verdeelsleutel die standaard in Centeam aanwezig is.

Updates april 2024 01 april 2024

Ook de voorbije maand werd er flink geknutseld:

  • De 'maaltijden'-module werd hernoemd naar de inschrijven-module. Een creatieve geest in onze eigen cohousing was namelijk begonnen om de maaltijden-module te misgebruiken om de inschrijvingen (en kosten) te regelen voor de yogaleerkracht die langskwam in ons paviljoen (yoga is veggie blijkbaar). Wanneer je nu een maaltijd activiteit aanmaakt heb je bij de opties die je voorheen al had (vlees, veggie, vegan) een vierde optie zonder eten. Maak je een activiteit aan waar er dus niet gegeten wordt dan selecteer je die optie. Je kan nu dus ook een activiteit organiseren waarbij eten optioneel is (bv. spelletjesavond met lunch vooraf).
  • Er werd een efforke gedaan met het oog op meer veiligheid:
    • Centeam haalt nu een A+ rating op securityheaders.com.
    • Centeam begon een beetje tegen de limieten van de server aan te lopen. Vanaf draait ie onder een andere webserver en is het de enige site op de server. Daardoor kunnen achtergrondtaken zoals het herberekenen van bewonerkostensheets, de balansen en de buffers ... een stuk sneller gebeuren.
    • Met oog op eenieders privacy werd ook de laatste afhankelijkheid van Google uit Centeam gehaald. Enkel voor het verzenden van e-mails wordt er nu nog gebruik gemaakt van een externe partij (Sendgrid).
  • Op de betalingenpagina is een knop 'exporteer' bijgekomen waar je alle betalingen die ooit werden gedaan geëxporteerd kunnen worden in een excel. Per betaling kan je zien waar die precies geboekt werd.
  • In de export van de eigenaarskosten werd een veld toegevoegd waarin je kan zien wie die kost betaalde. Meestal zal dat de VME zijn, maar het is in Centeam mogelijk dat een eigenaar de kost betaalt, en dat dat bedrag dan meteen bij diens eigenaarskostenbuffer wordt geteld. Spaart meteen een hoop overgeschrijf uit.
  • Wanneer je nu een betaling linkt aan bewonerskosten, reservekapitaal, eigenaarskostenbuffer of eigenaarskosten maar het rekeningnummer van die betaling lijkt niet overeen te komen met het rekeningnummer dat is opgegeven in de instellingen voor het soort kost, krijg je een waarschuwing te zien.

Centeam gratis in de bouwfase! 21 maart 2024

In het kader van een briljante marketingstrategie is Centeam vanaf nu gratis voor startende cohousings die nog in de bouwfase of daarvoor zitten. Pas wanneer er verhuisd wordt, moet er betaald worden. Reeds bestaande cohousings kunnen natuurlijk nog steeds eerst een jaar testen. Vertel het verder!

Verder gebeurden er voorbije weken enkele kleinere updates:

  • Sommige formulieren in Centeam verstuurden soms wanneer je op ENTER duwde, zonder dat je klaar was (bv. kost toevoegen en streepjes invullen). Dat was een tikje onhandig. Bij die formulieren is dat uitgeschakeld en moet je nu altijd versturen met de 'toevoegen'-knop in de interface.
  • Er waren de voorbije maanden heel soms problemen wanneer er bestanden werden upgeload via trage verbindingen (bv. 3G). Door een andere (web)server te gebruiken is dat probleem hopelijk van de baan.
  • Op de eigenaarskostenpagina werden door de oude paginering soms kosten dubbel dan wel niet getoond, ook al zaten ze niet dubbel in de database. De paginering is daar nu per jaar, wat dat probleem meteen heeft opgelost.
  • Het was al mogelijk om streepjeslijsten vanuit Centeam af te drukken. Er zijn nu echter twee soorten weergaven die je kan instellen wanneer je een streepjeslijst aanmaakt of bewerkt:
    • Standaard: De oude weergave.
    • Per maand: De lijst wordt hier verspreid over 31 dagen. In onze cohousing hadden we de ervaring dat voor vooral de wasstreepjes er al eens een streepje werd vergeten. Door met deze weergave per dag te kunnen invullen kan er sneller gedetecteerd worden of er die dag geen streepje werd vergeten ("Hmm, geen streepjes vandaag maar er staat hier wel een wasmachine te draaien ..."). Aangezien deze lijst nogal groot is, moet je naargelang je printer wellicht een instelling maken om ervoor te zorgen dat de lijst geschaald over 1 pagina wordt afgedrukt. Voor grotere cohousings is een A3 printer wellicht nodig.

Reservekapitaal 24 februari 2024

Hier isie dan, de reservekapitaal module!

Omdat het een hele boterham is, is er weer een filmpje dat dit zo goed mogelijk probeert uit te leggen. Dat kan je bekijken op de volgende link: volgende link. Hier evenwel ook een toelichting.

Zoals de meeste features in Centeam ontstond ook de reservekapitaal module op maat van onze eigen cohousing. Omdat de wet die iets zegt over reservekapitalen volgens ons niet echt op maat is van cohousings bedachten wij na enig vergaderen hoe wij ons reservekapitaal wél zouden organiseren. De wet schrijft immers voor dat wanneer je met de AV overeenkomt (4/5de meerderheid in geval van stemming) om je reservekapitaal op een andere manier te organiseren, dit helemaal ok is.

Dit is hoe wij het doen:

  • De werking van de eigenaarskostenbuffer zoals die nu in Centeam zit blijft helemaal behouden. Ter herhaling: De eigenaarskostenbuffer van een woning is het verschil tussen de betaalde bedragen aan de cohousing en de doorgerekende kosten voor en aan die woning. Die buffer moet nog steeds boven een minimumbuffer zijn. Die minimumbuffer wordt bepaald door als groep een totaal gewenste eigenaarsbuffer te definiëren. Die wordt dan verdeeld met een bepaalde verdeelsleutel. Wij doen dat gewoon als 'iedereen gelijk', maar er is ook veel voor te zeggen omdat volgens de sleutel uit de basisakte te doen. In principe maakte dat ook niet zo heel veel uit want wanneer een huis verkocht wordt is de eigenaarskostenbuffer terugvorderbaar. De verkoper krijgt dan dus het bedrag dat de buffer dan positief staat terug, en de koper moet (minstens) de vereiste grootte van de buffer van de woning op de rekening van de cohousing overschrijven.
  • Je wil als cohousing echter klaar zijn om ook zeer grote kosten te kunnen opvangen (bv. een nieuw dak op het paviljoen). Theoretisch gezien zou je de verplichte eigenaarskostenbuffer gewoon enorm kunnen verhogen, maar als die dan terugvorderbaar is, is dat een dure grap voor potentiële kopers. Aldus: Reservekapitaal. Het is overigens verplicht om na 5 jaar een reservekapitaal te organiseren.
  • Het reservekapitaal in Centeam werkt volledig zoals de eigenaarskostenbuffer. Er is dus een bepaald bedrag dat een woning minstens moet inleggen bepaald door een totaal bedrag dat verdeeld wordt met een verdeelsleutel. Hier gebruiken wij de sleutel uit de basisakte, maar in principe kan je dat zelf kiezen. Kosten kunnen in dat reservekapitaal geboekt worden.
  • Wij hebben er voor gekozen om jaarlijks ons gewenste reservekapitaal te verhogen met een bepaald bedrag tot we bij een bepaald bedrag komen. Het totale gewenste reservekapitaal is een bedrag dat kan aangepast worden in de instellingen van Centeam. In ons geval verhogen we dat bedrag jaarlijks op 1 januari met het op de AV afgesproken bedrag. Zodra dat gebeurd is zal in Centeam voor alle woningen duidelijk worden dat het reservekapitaal van hun woning moet aangevuld worden en wordt er zoals voor de eigenaarskostenbuffer een betaalinstructie getoond. Wil je dat bedrag maandelijks verhogen, dan is dat geen probleem.
  • Telkens je er voor kiest om een kost te boeken in het reservekapitaal, daalt het reservekapitaal van elke woning volgens de verdeelsleutel die aan die kost werd gekoppeld. Dikwijls zal zo'n kost verdeeld worden met de sleutel uit de basisakte, maar wij zitten in onze cohousing bijvoorbeeld met een centraal warmtenet waarop niet alle woningen zijn aangesloten. Stel dat we een grote reparatie moeten laten uitvoeren aan het warmtenet, dan hebben we daar een aparte verdeelsleutel voor en zal het deeltje reservekapitaal voor de woningen die net aangesloten zijn op het warmtenet niet naar beneden gaan. Op welke manier/snelheid je het reservekapitaal weer laat aanvullen kies je als groep zelf en is het een kwestie van afspraken maken en desgewenst de grootte van het gewenste reservekapitaal aan te passen.

Je kan dat reservekapitaal gewoon bij op de bestaande rekening kunnen zetten (al zegt de wet: zet het op een andere rekening) er is dus de aan te raden optie om een andere rekening te gebruiken. De ondersteuning voor meerdere rekeningen werd daarmee ook uitgebreid. De meeste van de aanpassingen waren al enkele weken zichtbaar:

  • Op het dashboard wordt de rekeningstand van elke rekening waarvan er betalingen werden geïmporteerd getoond. Heb je echter een rekening waarvan niet alle betalingen werden geïmporteerd dan kan je bij de instellingen onderaan, per rekening aangeven of die getoond moet worden.
  • Je kan daar ook een naam geven per rekening, wat voorheen niet mogelijk was. Dat maakt het dashboard wellicht iets duidelijker
  • Bij de betalingen kan je nu filteren op rekeningnummer.
  • Bij de historiek krijg je een grafiek per rekening. Je kan op de rekeningnummers klikken om de desbetreffende grafiek al dan niet te bergen.
  • Tot nog toe kon je één rekeningnummer opgeven in de instellingen dat werd gebruikt in de betaalmededelingen. Omdat sommige cohousings aparte rekeningen gebruiken voor de eigenaarskosten en de bewonerskosten kan je nu twee rekeningnummers opgeven. Standaard staan die twee velden ingevuld met hetzelfde rekeningnummer en voor de meeste cohousings zal dat wellicht ook zo blijven.

Zoals gezegd, de reservekapitaalmodule is erg geënt op onze eigen werking en is ook maar in een eerste fase. Wellicht volgen er nog enkele aanpassingen eens ze gebruikt wordt. Het is nu bijvoorbeeld mogelijk om kosten die betaald werden met geld van een rekening die niet dezelfde is als die van het reservekapitaal, toch te boeken in het reservekapitaal. Mochten jullie andere euvels tegenkomen: laat maar horen.

VDK import

Naast enkele bugfixes werd er de voorbije weken ook nog een andere belangrijke aanpassing doorgevoerd: er kunnen nu ook betalingen geïmporteerd worden via de .CSV bestanden van VDK-bank. Evenwel, als je bank CODA 2.3 bestanden ondersteunt heeft dat altijd de voorkeur omdat de banken het formaat daarvan niet naar hun willekeur kunnen aanpassen.

In de pijplijn

Ondertussen wordt er ook vlijtig verder geknutseld aan enkele nieuwe features. Waar met spanning naar uitgekeken wordt zijn de betalende reservaties, op verzoek van vele cohousings. En er is ook vraag om de maaltijden inschrijfmodule een tikje ruimer te kunnen inzetten, en dus niet enkel voor maaltijden ...


Nieuwsbrief module 05 februari 2024

Er werd de voorbije maand weer flink gewerkt aan Centeam.

Een eerste nieuwigheid die voor eenieder beschikbaar is de nieuwsbrief-module. Je hebt als adminstrator de mogelijkheid om deze module te activeren bij de instellingen. Eens geactiveerd zal er eenmaal per maand naar alle personen van je groep die een e-mailadres hebben en waarbij het vinkje 'nieuwsbrief' op hun profielpagina aan staat, een mail verstuurd worden met daarin telkens een update van de financiële toestand voor diens woning:

  • De kosten van de voorbije maand
  • De update van diens bewonerskostenbalans/eigenaarskostenbuffer/reservekapitaal, en of en wat er al dan niet moet gebeuren om dat in orde te brengen. Hopelijk moeten de Centeam admins daardoor minder wanbetalers achter hun veren zitten.
  • Enkel voor bewoners:
    • De geplande maaltijden (met noot of je al dan niet al ingeschreven bent).
    • Je eigen reservaties (die je misschien vergeten bent en aldus kan verwijderen).
    • Verjaardagen van je medebewoners van de komende maand.
  • Het laatste Centeam nieuws (dit bericht dus bijvoorbeeld)

Let op! Het vinkje 'nieuwsbrief' staat standaard aan bij iedereen op het centeam-profiel. Iedereen kan dat daar zelf uitvinken. Op de personen-pagina kunnen administrators dat vinkje evenwel ook zelf uitvinken per persoon. Misschien willen ze graag eerst zelf eens zo'n nieuwsbrief ontvangen vooraleer de nieuwsbrief naar iedereen vertrekt.

Niet onbelangrijk, de nieuwsbrief wordt ongeveer aan het einde van de maand verstuurd, maar naargelang waar u in de wachtrij zit kan dat tot een paar dagen later zijn vooraleer u de e-mail ontvangt.

Daarnaast werd er lustig verder geknutseld aan de reservekapitaalmodule. Cohousings die nu al met meerdere rekeningen werken zullen hier en daar al enkele kleine nieuwigheden bespeuren. De details daarvan worden later toegelicht in een filmpje eens de reservekapitaalmodule online staat. Normaal gezien half februari.


Updates januari 2024 10 januari 2024

De voorbije maanden gebeurden er vooral aanpassingen onder de motorkap van Centeam. Dus wellicht een nieuwsberichtje vooral voor de nerds:

  • Hier en daar werden er wat onnauwkeurigheden in de HTML5 code opgekuist zodat de code terug HTML5-valid is. Dat zou het screenreaders voor slechtzienden gemakkelijker moeten maken om de teksten te lezen.
  • De server en de software daarop werd bijgewerkt naar de allerlaatste versies. Ook werd er een extra check ingebouwd die test of een van de software-bibliotheken die Centeam gebruikt mogelijke gekende beveiligingsfouten bevat.
  • Er werden enkele kleine aanpassingen gedaan om Centeam beter te laten werken op een Smartphone. Het menu verschijnt nu bijvoorbeeld zo groot mogelijk.
  • De layout van de maaltijden pagina werd aangepast zodat het allemaal wat mooier en duidelijker oogt. Er werd ook paginatie toegevoegd wat die pagina een stukje sneller maakt.
  • Ondertussen wordt er lustig verder gewerkt aan de reservekapitaalmodule en zijn er ideeën aan het rijpen voor een maandelijke (optionele) Centeam-mail waarin elke gebruiker een overzicht kan krijgen van zijn saldo, balansen, reservaties, maaltijden ... U hoort het als eerste, als het af is.

Backups and prijsverhoging 28 december 2023

Goed nieuws en slecht nieuws!

Het goeie nieuws eerst. Een bezorgdheid die bij veel cohousings leefde was de mate waarin de data op Centeam veilig is. Een terechte bezorgdheid. Sowieso werkt Centeam via https, bewaren we enkel hashes van wachtwoorden, moet een wachtwoord voldoende sterk zijn, staat er een firewall op de server en houden we de servers en de software (na uitgebreid testen) up to date.

Tot nog toe maakten we wekelijks een volledige backup van de server. Wij wisten ook: dat is te weinig. Een extra backup functie werd bij deze geactiveerd en vanaf nu maken we om het uur (!) een backup van de volledige database. Dat zijn zo goed als alle gegevens. Enkel de bestanden zoals bewijsjes, facturen, bonnetjes vallen daar niet onder. Die worden echter samen met de volledige server vanaf nu dagelijks gebackuped. Hopelijk moeten de backups nooit gebruikt worden, maar bij deze werd er extra zekerheid ingebouwd.

Dat brengt ons bij het slechte nieuws. Backups maken kost geld. Daardoor drong een prijsstijging zich op. We hebben echter ook meteen bekeken hoe het te betalen bedrag per jaar wordt berekend.

Tot nog toe was dat eenvoudig: aantal woningen x 12 EUR = totaalbedrag per jaar.

Dat was mooi, want zo betaalde elke woning precies hetzelfde bedrag, 12 EUR per jaar ofwel 1 EUR per maand.

Probleem is echter dat het aantal woningen weinig invloed heeft op het servergebruik van een cohousingproject. Het zijn vooral het aantal kosten (en bijlages) die dat bepalen, en dat aantal stijgt maar een klein beetje in verhouding tot het aantal woningen. Kortom, kleinere cohousing projecten betaalden eigenlijk niet hun echte gebruik. Langs de andere kant wilden we ook niet gaan werken met een vast bedrag per project, want dan zou de prijs voor kleinere projecten in verhouding tot hun aantal woningen heel erg groot worden. Er werd daarom gekozen voor een tussenoplossing:

Vanaf de eerstvolgende factuur wordt de prijs per jaar: 100 EUR + (10 EUR x aantal woningen) = totaalbedrag per jaar

In de praktijk zal dat erop neerkomen dat grote cohousings aankijken tegen een kleine prijsstijging en kleinere cohousings een grotere stijging zullen zien.

Een cohousing van 35 woningen:

  • Vroeger bedrag per jaar: 35 x 12 EUR = 420 EUR
  • Nieuw bedrag per jaar: 100 EUR + (35 x 10 EUR) = 450 EUR

Een cohousing van 11 woningen:

  • Vroeger bedrag per jaar: 11 x 12 EUR = 132 EUR
  • Nieuw bedrag per jaar: 100 EUR + (11 x 10 EUR) = 210 EUR

Ongetwijfeld zal de prijs in de toekomst nog stijgen. Stijgende hostingprijzen, economie en inflatie enzo, maar met de nieuwe prijszetting denken we dat dat niet meer met dergelijke sprongen moet gebeuren. In de algemene voorwaarden staat nu expliciet dat de stijging per jaar nooit meer dan 10% zal bedragen. Dat lijkt ons een worst case scenario.


Kosten dupliceren e.a. 18 december 2023

Er werd weer hard geknutseld aan Centeam de voorbije weken. Zo bijvoorbeeld aan het idee van een Reservekapitaal. Díe aanpassing komt pas in januari online nadat we het eerst grondig gaan testen op Cohousing Kerselaar. In tussentijd werden wel al volgende aanpassingen wel live gezet:

  • Kosten dupliceren: Als je als Centeam-admin een kost opent krijg je nu een groen knopje te zien waarmee je een bestaande kost kan dupliceren. Dat kan handig zijn voor kosten die dikwijls terugkomen (internet, water ...) en die telkens nagenoeg hetzelfde zijn. Om de werking daarvan ietwat te faciliteren werd de zoekfunctionaliteit iets prominenter in beeld gebracht zodat je snel terecht kan komen op de te dupliceren kost.
  • Engels: Centeam is ook beschikbaar in het Engels. Dat was al, maar de teksten liepen een beetje achter. Ken je een leuke cohousing in niet Nederlandstalig gebied? Reclame maken mag!
  • Er wordt meer info getoond over de financiële status van een woning op de detailpagina van een woning
  • Op het detail van een kost verschijnt iets meer info, zoals bijvoorbeeld de uitleg over de gekozen verdeelsleutel
  • Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker krijgt die persoon een e-mail waarmee deze een wachtwoord kan aanmaken. De link in die e-mail verviel vroeger al na 3 dagen wat voor sommige personen te snel was (vakantie etc.) en voor veel onduidelijkheid zorgd. De link vervalt nu pas na 1 maand.
  • Enkele bugfixes:
    • Soms werd het zoekveld met de maaltijdvariaties niet goed getoond in de popup om een kost van een maaltijd te bewerken.
    • Een verdeelsleutel per capita zonder leeftijdsregels werkte niet.
    • Bij het importeren van betalingen checkt Centeam of een betaling al eerder werd geïmporteerd. In heel zeldzame gevallen kwam het echter voor dat in een importfile twee identieke betalingen zaten, en Centeam hield die tweede dan onterecht tegen. Dat is bij deze opgelost.
    • Bij het verwijderen van een kost werd je soms doorgestuurd naar een niet meer bestaande pagina en kreeg je een 404 fout.

Nieuwe videos 23 oktober 2023

Er werden een hoop nieuwe videos toegevoegd om het een en ander uit te leggen: Hoe regel je een verhuis en/of verkoop, hoe werkt de maaltijdmodule en kan je een betaling splitsen over meerdere kosten? U ziet het allemaal hier.

Mochten er nog filmpjes gewenst zijn over specifieke scenario's? Geef een seintje!


Argenta import, eigenaarskostbuffer via verdeelsleutel 06 oktober 2023

De voorbije weken werden volgende wijzigingen doorgevoerd:

  • Argenta-import: Enkel bij professionele rekeningen voorziet Argenta een Coda 2.3 export van de verrichtingen. Die kon al gebruikt worden om de kosten in Centeam te linken aan de betalingen om op die manier in't oog te houden of alles al betaald is. Voor de niet professionele Argenta klant is er enkel een Excel-export. Het werd nu voorzien dat die Excel óók kan gebruikt worden om de betalingen in Centeam te linken.
  • Eigenaarskostenbuffer verdeeld via verdeelsleutel: Tot nog toe had elke woning een zelfde eigenaarskostenbuffer. De totale eigenaarsbuffer was dan bv. 500 EUR x aantal woningen. Dat was een tikje onlogisch omdat de eigenaarskosten wellicht niet precies gelijk verdeeld worden. Vanaf nu moet in plaats van de eigenaarskostenbuffer per woning, de totale eigenaarsbuffer worden ingegeven in de instellingen. Daarnaast kies je dan ook de verdeelsleutel waarmee die totale buffer over de verschillende woningen wordt verdeeld. Wellicht de sleutel uit de basisakte. Wil je toch nog steeds met eenzelfde buffer per woning werken, dan kan dat door een verdeelsleutel aan te maken die voor elke woning 1 heeft als waarde, en die sleutel dan te gebruiken. Standaard zal een nieuw project ook ze ingesteld worden. Let wel, de verdeelsleutel moet zo ingesteld zijn dat deze niet mag aangepast worden tijdens de ingave.
  • Videos: De videos liepen een beetje achter op de realiteit. Er staan al enkele nieuwe en vooral kortere filmpjes online die meer specifiek ingaan op 1 probleem. Spoedig volgen er meer!
  • Een verbazend groot aantal taalfouten werd gecorrigeerd. Je mag altijd een seintje geven als je er nog eendje vindt.

Update streepjeslijsten e.a. 25 september 2023

Er werd een verbetering toegevoegd aan de werking van de streepjeslijsten. Voorheen moest je elk streepje apart invullen (kookwas, en daarna gewone was, en daarna droogkast ...) invullen. Vanaf nu worden die streepjessoorten gegroepeerd in één streepjeslijst, zodat je ze ook in één keer kan invullen. Op de overzichtspagina van de verschillende streepjeslijsten kan je ook eenvoudiger een streepjeslijst afdrukken.

Daarnaast werden ook volgende kleinere aanpassingen doorgevoerd:

  • Zoeken: Zoeken op meerdere termen werkt nu over beide zoekvelden (naam en omschrijving) heen. Voorheen kon er enkel gecombineerd worden in naam óf omschrijving
  • Import betalingen: Na het importeren van betalingen worden de balansen van de woningen herberekend. Kan soms wel een minuutje duren vooraleer de herberekening zichtbaar wordt.
  • Budgetten: De actieve budgetten worden nu alfabetisch gesorteerd. Niet actieve budgetten worden nog steeds op laatste activiteit geselecteerd
  • Reservaties: Sommige reservaties die startten ene maand en stopten in een andere maand verschenen in sommige gevallen niet op de kalender. Dat is opgelost.
  • Het is nu mogelijk om wat meerdere soorten bestanden als bijlage toe te voegen (Naast JPG en PNG nu ook PDF, Excel, Word ...).

Werking bewonerskostenlimiet gewijzigd 25 januari 2023

Na feedback van enkele cohousings werd een aanpassing doorgevoerd die de werking van de bewonerskostenlimiet een beetje wijzigt.

  • Op de instellingen-pagina van je project vind je nog steeds het veld 'Bewonerskosten limiet per woning' waarin je een minimum bedrag invult waaraan de bewonerskostenbalans van elke woning moet voldoen.
  • Is de bewonerskostenbalans van een woning lager dan dit bedrag, dan krijgt deze woning in het rood een melding op het dashboard met de vraag om diens bewonerskostenbalans aan te vullen. Is balans groter of gelijk aan de limiet dan verschijnt er een melding in het groen en is alles ok.
  • Ook is de kleurmarkering bovenaan de bewonerskosten-pagina bij 'Balans' gewijzigd. Van zodra een woning onder de bewonerskostenlimiet gaat kleurt dit ook hier rood. (voorheen was dit wanneer deze onder 0 ging).

Op deze manier kan je er of voor kiezen als project om een positieve bewonerskostenbalanslimiet voorop te stellen en er op die manier voor te zorgen dat er steeds een buffer op de rekening aanwezig zal zijn. Voor veel cohousings zal dit de logische manier zijn.

Kies je ervoor om een negatieve bewonerskostenbalans in te stellen (zoals we doen op Cohousing Kerselaar), dan ga je uit van de situatie waarin het normaal is dat sommige mensen in het rood staan, andere in het groen, en dat dat op termijn steeds in orde komt.

Bij de doorvoering van deze wijziging werd het veld 'bewonerskosten limiet' aangepast in functie van jullie cohousing. Het kan evenwel geen kwaad om even te dubbelchecken op de instellingenpagina of alles goed staat.


Videos 20 september 2022

We maakten een nieuwe pagina met enkele videos die een duidelijker beeld proberen scheppen van hoe Centeam werkt, boordevol met tips en andere interessante info. Er zijn al twee videos:

  1. Inleiding: Beheer van gebruikers, kosten en betalingen.
  2. Potjes en streepjes: Het verwerken van turf- of streepjeslijsten (dranklijst, wasmachines ...), een spaarpotje ... of andere kosten waarbij je bij aankoop niet precies weet hoe ze uiteindelijk verdeeld moeten worden.

Weldra volgen er nog o.a. over de Winkel- en maaltijden modules.

Daarnaast werden enkele bugs geplet en enkele bestaande features aangepast:

  • Kosten: Als je een kost opent kan je nu doorlinken naar het eventuele potje en bewonerskostensheet
  • Kosten: In sommige overzichten werden kosten met een negatief bedrag niet getoond.
  • Maaltijden: De optie werd toegevoegd om een aantal afwassers op te geven tijdens het aanmaken van een maaltijd. Tijdens het inschrijven kunnen inschrijvers zichzelf en hun medebewoners opgeven om af te wassen.
  • Betalingen: Wanneer een gesplitste betaling wordt verwijderd, wordt het andere deel nu ook verwijderd en wordt de originele betaling terug zichtbaar.

Updates juli 2022 08 juli 2022

  • Wanneer een bewonerskostensheet in de achtergrond wordt herberekend moet je de pagina niet meer zelf vernieuwen, dat gebeurt vanaf nu automatisch.
  • Op de eigenaarskostenpagina is er een historiekknop toegevoegd waarmee een grafiek tevoorschijn getoverd kan worden die een overzicht geeft van de eigenaarskosten per jaar.
  • Als er maaltijden zijn waarvoor ingeschreven kan worden, worden die getoond in het dashboard.
  • Het is voor de kookploeg van een maaltijd ook mogelijk om achteraf nog inschrijvingen toe te voegen van woning die nog niet eerder inschreef. Inschrijvingen aanpassen of verwijderen (door alles op 0 te zetten) kon al eerder.
  • De verjaardagen op het dashboard kregen een nieuw kleedje. Ook worden enkel nog de verjaardagen van "vandaag" getoond, niet meer van de komende dagen.
  • Het automatisch linken van betalingen kan nu ook betalingen aan kosten linken waarvan het bedrag gelijk is en de naam van de tegenpartij van de betaling voorkomt in de naam van de kost.
  • Als er tijdens het automatisch linken van betalingen een betaling wordt gevonden met als mededeling "aanvullen bewonerskosten woning XX dan wordt er een gelinkte kost toegevoegd aan de actieve bewonerskostensheet die zorgt voor dat aanvullen van de bewonerskosten van woning XX in kwestie
  • Er werd een export toegevoegd aan de budgettenpagina met daarin een overzicht van alle budgetten. Kan gebruikt worden om in Excel zelf wat grafiekjes in elkaar te knutselen.
  • De valuta waarin bedragen worden weergegeven kan ingesteld worden in de instelligen (EUR, GPB, USD)
  • Bij het indienen (of aanpassen) van een kost kan je nu meteen de verdeling in kosten zien naast de velden van de verdeelsleutel
  • De layout van de informatie op het dashboard wat betreft bewonerskostenbalans en eigenaarskostenbuffer werd aangepast zodat het duidelijker is (rood / groen) of er iets moet gebeuren.
  • ...

Maaltijden e.a. 28 juni 2022

Gemeenschappelijke maaltijden organiseren kan snel een hoop geregel worden. De nieuwe maaltijden module maakt het mogelijk voor elke woning om zich in te schrijven (volwassen vs kinderen) voor de verschillende variaties van je menu (vegan, vlees ...) die jij en je kookploeg willen maken.

Responsive image

Klaar met koken? Voeg de kosten toe aan de maaltijd, geef aan voor welke variant elke kost van toepassing is en Centeam berekent de prijs per woning op basis van het aantal kinderen, volwassen en de geselecteerde varianten.

Zin om slechts voor een select gezelschap te koken? Je kan zelfs het maximum aantal inschrijvers bepalen.

De maaltijden-module is standaard uitgeschakeld maar kan door de admins ingeschakeld worden bij de instellingen

Verder ook nog:

  • Admins kunnen nu bij het toevoegen van een kost ook een andere woning selecteren als de betaler. Gewone gebruikers kunnen nog steeds enkel zichzelf of de VME selecteren
  • De eigenaarskosten pagina werd herwerkt om zo meer nuttige info te tonen.
  • Bij de bewonerskosten wordt de kolom van jouw woning nu gemarkeerd.
  • Er is een extra instelling waarmee je de rekeningstand kan verbergen op o.a. het dashboard. De rekeningstand tonen is maar enkel nuttig als je alle transacties op je bankrekening van in den beginne hebt gelinkt aan een kost in Centeam, wat wel absoluut aan te raden is.

Updates juni 2022 14 juni 2022

  • Er werden enkele paginas (zoeken, instellingen, help, logs) uit de hoofdnavigatie verplaatst naar de balk bovenaan.
  • Er werd een zoekfunctie toegevoegd aan de pagina met betalingen.
  • Bovenaan de betalingen pagina werd een knop 'Geschiedenis' toegevoegd. Die toont een grafiek van het volledige betaalverkeer over de jaren heen.
  • Een soortgelijke grafiek werd toegevoegd aan de detailpagina van elk potje. Meer grafiekjes coming soon! Responsive image
  • De zoekfunctie voor de kosten (nu bovenaan in de balk) werd herwerkt en is gelijkaardig aan de zoekfunctie voor de betalingen.
  • Er is nu ook een teller zichtbaar in de hoofdnavigatie voor betalingen die nog niet gelinkt zijn. Enkel zichtbaar voor admins
  • De pagina 'Nog niet betaald' toont nu ook de kosten waarvoor in totaal een verkeerd bedrag werd betaald (dat kan je vroeger enkel zien op de detailpagina van een kost).
  • Er is een zoekfunctie toegevoegd aan de Personen pagina. Ze is eenvoudiger van opzet dan de nieuwe zoekfunctie voor kosten en betalingen.
  • Bij het toevoegen van kosten kunnen ook niet admins nu al een potje kiezen.
  • Ook kunnen admins, als ze een kost indienen, deze meteen goedkeuren. Bemerk dat het formulier om toe te voegen en het formulier om goed te keuren niet 100% hetzelfde zijn en dat voor enkele aparte gevallen het toch nog nodig kan zijn om een kost eerst toe te voegen, en dan pas goed te keuren na enkele aanpassingen.
  • Wanneer een pagina nu een fout genereert zal er een duidelijke foutmelding getoond worden.
  • Bij het linken van een kost aan een betaling is het kostenveld veranderd in een zoekveld om gemakkelijker kosten te vinden.
  • Daarnaast werden er ook een heleboel bugs geplet.

Meerdere woningen (en projecten) per gebruiker 10 juni 2022

Vanaf nu is het mogelijk om binnen Centeam meerdere woningen aan een gebruiker te koppelen. Dat is voornamelijk van toepassing voor eigenaars van meerdere woningen. Ze moeten nu niet meer goochelen met een apart e-mailadres per woning. Om meerdere woningen aan een gebruiker te koppelen ga je als Admin naar de Personen pagina, open je de persoon in kwestie. Je zal daar dan de mogelijkheid hebben om extra woningen te koppelen.

voeg nog een woning toe

Werk je op dit moment met verschillende accounts/e-mailadressen per woning voor eigenaars met meerdere woningen? Dan verwijder je eerst de accounts met de overbodige e-mailadressen. Daarna koppel je diens woningen aan de overgebleven account met het juiste adres.

Het is zelfs mogelijk om als gebruiker meerdere woningen over verschillende projecten te hebben. Daarvoor moeten de admins van de verschillende projecten niets speciaal te doen. Gewoon de gebruiker toevoegen met zijn gebruikelijke e-mailadres en Centeam zal de link op de achtergrond zelf leggen. Dit kan ook interessant zijn voor cohousing projecten die op hun beurt vallen onder een overkoepelende VME. Stel dat je drie bij elkaar horende projecten hebt, dan registreer vier projecten. Eén voor elke project en één voor de overkoepelende VME. In de overkoepelende VME voer je dan alle woningen en alle personen van alle aparte projecten apart in.

Het resultaat is dat gebruikers die onder meerdere projecten vallen en/of meerdere woningen hebben, bovenaan in het scherm een keuzemenu hebben om te wisselen tussen de projecten.

menu om te kiezen uit de eigen woningen


"Plnr" wordt "Centeam" 01 juni 2022

De voorbije vijf jaar ging wat vanaf vandaag 'Centeam' heet, door het leven als 'Plnr'. Die oorspronkelijke naam, 'Planner' kwam van het oorspronkelijke opzet van de tool: Een planningstool maken voor cohousings waarmee zo goed als alles van administratie en communicatie kon gebeuren. Al snel bleek dat een tikkeltje te ambitieus en vooral niet nodig. Er zijn eenvoudigweg al (veel) tools die kunnen gebruikt worden om te communiceren, data-op te slaan, te gebruiken als kalender, te video callen ...

Het enige waar we geen pasklaar antwoord op vonden binnen Cohousing Kerselaar was een tool om de financiën te doen. We behielpen ons in het begin met Google Spreadsheets, Excel, LibreOffice en allerlei mapjes met bestanden ... maar dat werd al snel een arbeidsintensieve soep.

De focus van het Plnr-development ging dus al zeer snel richting de financiën en zo evolueerde Plnr de voorbije jaren geheel op onze eigen maat. Dankzij een nogal uitgebreide Corona quarantaine en een half sabbatjaar werd de tijd gevonden om de tool af te werken tot op het punt dat de tool klaar is om ook door andere cohousings gebruikt te worden.

Omdat de focus zo goed als geheel op de financieën ligt en er ook al een andere online tool bestaat die 'Plnr' heet bestaat werd gezocht naar een nieuwe naam. Na veel wikken en wegen besloten we om het niet te moeilijk te maken: we noemen onze eigen financiële werkgroep al langer 'Centeam' en zodus geschiedde.

De nieuwe url is centeam.co, maar de oude zal vanzelfsprekend doorverwijzen naar daar.

Samen met deze wijzing werden ook volgende aanpassingen doorgevoerd:

  • Centeam is ook beschikbaar in het Engels. De admins kunnen de taal in de instellingen aanpassen. De aanpassing geldt voor alle personen van het project.
  • Op de pagina met (oude) bewonerskosten is het duidelijker voor welke periode die geldig is door vermelding van begin- en einddatum.
  • De interface van het winkeltje, dat voorheen los stond, werd beter geïntegreerd binnen de layout.
  • Het is nu mogelijk om van elk budget ook een Excel te downloaden
  • Bugfix: Het automatisch linken van betalingen is nu hoofdletterongevoelig
  • Bugfix: De log voor een betaling was tot nog toe onvolledig, o.a. de datum ontbrak.
  • Bugfix: De detectie of een kost al dan niet juist betaald werd is verbeterd.
  • Bugfix: In sommige gevallen werd een bewonerskosten niet herberekend wanneer dat wel moest (bv. na het maken van een bewonerskost op basis van een betaling).

April 2022 25 april 2022

Updates
  • De URL-structuur werd vereenvoudigd. Voorheen verwees het eerste deel van de URL naar je project. Dat deel is weggevallen. Dat kan er nu wel voor zorgen dat als je bepaalde urls had 'gebookmarked' of opent vanuit je geschiedenis, je daar nu een 404 Not Found error krijgt. Terug naar start gaan is de oplossing.
  • Voor datum- en tijdvelden wordt er nu gebruikt gemaakt van HTM5 velden wat de ingave duidelijker en gemakkelijker zou moeten maken.
  • Voorheen was het reservatiesysteem nogal rigide van opzet. Het was bv. niet mogelijk om een reservatie van weleer, door de reserveerder aan te laten passen. Dat is iets flexibeler geworden.
  • Er is een export in Excel-formaat van de kosten in een potje mogelijk.
  • Het budget wordt nu ook getoond in de eigenaarskosten Excel
  • Het winkeltje was voorheen beschikbaar op een publiek adres om gebruik van een gedeelde iPad te vergemakkelijken. Omdat dat toch maar zozo was, zit het winkeltje nu toch binnen de login-omgeving.
  • Wanneer een bewonerskostensheet bezig is met te herberekenen wordt dit nu bovenaan de sheet getoond.
  • Tot nog toe kon enkel een CODA-bestand met betalingen geïmporteerd worden. Omdat KBC geen CODA-export aanbiedt kunnen ook .csv bestanden afkomstig van KBC geïmporteerd worden. .CSV bestanden van andere banken hebben (wellicht) een andere structuur en kunnen dus niet geïmporteerd worden. Mocht er de dus de vraag zijn voor andere importformaten, geef een seintje.
  • Personen kunnen nu ook per woning toegevoegd worden.
  • Overal waar vroeger 'Groep' werd gebruikt wordt nu 'VME' gebruikt. Dit is gaat voornamelijk over de vermelding bovenaan de bewonerskosten sheet.
Bugfixes
  • Wanneer je uitgelogd was en naar de Plnr ging kreeg je op sommige pagina's een foutmelding in plaats van naar de login-pagina geleid te worden.
  • Enkele kleine layout issues. Bv. de meldingen van hoeveel kosten nog betaald moeten worden, worden nu altijd naast het navigatie-item weergeven'
Toekomstmuziek

Er werden in de achtergrond al een boel aanpassingen doorgevoerd om het mogelijk te maken voor een gebruiker om meerdere woningen te bewonen en/of verhuren. Tot nog toe moest je dan foefelen met aparte e-mailadressen.

Dit kan ook interessant zijn voor een groep van cohousings die zich georganiseerd hebben binnen een aparte overkoepelende VME, waarbij die VME en alle projecten apart, elk een project zijn binnen Plnr.

Wordt tegen eind mei verwacht!


Februari 2022 16 februari 2022

Updates
  • Berekenen van de bewonerskosten en exporteren van eigenaarskosten verloopt een heel pak sneller.
  • Er werd een nieuws-pagina toegevoegd op de publieke website. Daarop zal verschijnen welke aanpassingen er gebeurden aan de Plnr, of mocht er een server onderhoud gepland zijn, wanneer Plnr even offline zal zijn. Voor Plnr admins zal het laatste bericht ook op hun dashboard verschijnen. Voor de liefhebbers is er een RSS-feed.
  • Voor Plnr-admins werd er een pagina 'Logs' toevoegd onder beheer. Daar kan van elke kost, boeking, categorie, persoon, woning ... die werd toegegevoegd, verwijderd of aangepast bekeken worden wanneer, door wie en wat er aangepast werd.
    Gewone gebruikers kunnen deze info ook terugvinden, maar telkens op item niveau door op het dubbele terugpijltje te klikken. ()
  • Op de verjaardagskalender worden enkel nog bewoners getoond.
Bugfixes
  • Er stond voorheen een 'totaal' in de bewonerskosten sheets. Dit werd verwijderd wegens onzinnig. Dank aan Karen voor het signalement.