In elke cohousing zijn er taken die terugkomen. Denk aan vuilbakken aan't straat zetten, paviljoen 's avonds op slot doen, stoelen omhoog zetten voor de poetsvrouw, kippen eten geven ... De nieuwe takenmodule probeert om het geregel rond die beurtrollen te vergemakkelijken alsook om het moeilijk te maken om te vergeten dat je een taak hebt.
Wat is er mogelijk?
Omdat dat misschien niet veel zegt, is er ook een filmpje waarin alles wordt uitgelegd.
Daarnaast werd ook een filmpje online gezet over hoe je met inkomsten kan omgaan. Dat is iets waar er af en toe toch wat vragen over zijn.
Er werden ook nog enkele andere kleine wijzigingen online gezet:
De voorbije weken werd flink doorgewerkt aan takenmodule. Hopelijk dra het grote lanceringsfeest. Er werden ondertussen wel enkele kleinere aanpassingen doorgevoerd of bugs geplet die al wel online staan:
Nogmaals erg bedankt aan allen die de bugs rapporteerden en suggesties voorstelden.
In de maand november van het gezegende jaar 2024 werd de vijl bovengehaald om een boel kleinere verfijningen door te voeren:
Tenslotte wordt er hard gewerkt aan een nieuwe module: Taken! Op Cohousing Kerselaar hebben we een reeks taakjes (afval aan de straat zetten, paviljoen op slot doen, kippen verzorgen...) die in een beurtrol gebeuren. Dat gebeurt nu via een Google Sheet. De takenmodule zal ervoor zorgen dat je je uit te voeren taken te zien krijgt in Centeam, een kalender naar keuze (bv. Google Calendar) en de Centeam nieuwsbrief. Geen excuses meer voor een vuil kiekenkot dus.
Om af te sluiten, een random weetje: op moment van schrijven werd de 11.000ste kost verwerkt in Centeam. Cohousing Oostakker is, gezien de voorsprong in gebruik (ondertussen al 8 jaar!) de voorloper met meer dan 4600 kosten. Doe dat eens in een Excel!
Er werden het een en ander bijgeprogrammeerd zodat het verlengen van je Centeam abonnement eenvoudiger werd:
Daarnaast werden er enkele bugs geplet:
Bedankt aan zij die de bugs meldden.
Ook niet onbelangrijk: de Video's-pagina is helemaal up to date. Er werden filmpjes aangepast en toegevoegd. Veel kijkplezier!Na een naar eigen zeggen welverdiende vakantie werden er weer een karrenvracht nieuwe features online gezwierd. De belangrijkste is de Startwaarden-module. In een ideale wereld stap je als cohousing over naar Centeam en geef je de volledige bestaande boekhouding opnieuw in. De voordelen zijn legio: Alles op één plaats, alles doorzoekbaar en wie weet komen er een hoop fouten naar boven.
Besta je als cohousing al menige jaren dan is dat wellicht een titanenwerk dat je liever niet wil uitvoeren. Met de Startwaarden-module kan je nu de eindwaarden van je vorige boekhouding opgeven en zodoende gemakkelijker overstappen. Volgende zaken worden ondersteund:
Je kan de module aanzetten in de instellingen. Daarna wordt er een pagina zichtbaar voor de beheerders waarmee ze bovengenoemde waardes kunnen aanpassen.
Daarnaast werden ook nog volgende zaken toegevoegd:
Er kan vanaf nu gewerkt worden met reservaties die betalend zijn! Ik heb de boot lang afgehouden om dat te programmeren omdat naar mijn bescheiden mening de gezelligheid in een cohousing omgekeerd evenredig is met de mate waarin kleinere dan wel discutabele kosten minutieus worden bijgehouden. Lang leve de bluts en de buil!
Evenwel! Ik hoorde van een cohousing waar ze een auto hebben en die wordt binnen de cohousing gereserveerd, gebruikt en verrekend. Dat vond ik een prima te verdedigen scenario om aan het programmeren te slaan. Enkele concrete voorbeelden van wat er mogelijk is:
Waar is er nog aan gedacht:
Er zijn wellicht nog scenario's denkbaar die geprogrammeerd kunnen/mogen/zullen worden. Wat met reservaties door externen? Het goed/afkeuren van reservaties? ... Alle feedback welkom op hoe het nu al werkt en wat nog wenselijk is.
Ook de voorbije maand werd er flink geknutseld:
In het kader van een briljante marketingstrategie is Centeam vanaf nu gratis voor startende cohousings die nog in de bouwfase of daarvoor zitten. Pas wanneer er verhuisd wordt, moet er betaald worden. Reeds bestaande cohousings kunnen natuurlijk nog steeds eerst een jaar testen. Vertel het verder!
Verder gebeurden er voorbije weken enkele kleinere updates:
Hier isie dan, de reservekapitaal module!
Omdat het een hele boterham is, is er weer een filmpje dat dit zo goed mogelijk probeert uit te leggen. Dat kan je bekijken op de volgende link: volgende link. Hier evenwel ook een toelichting.
Zoals de meeste features in Centeam ontstond ook de reservekapitaal module op maat van onze eigen cohousing. Omdat de wet die iets zegt over reservekapitalen volgens ons niet echt op maat is van cohousings bedachten wij na enig vergaderen hoe wij ons reservekapitaal wél zouden organiseren. De wet schrijft immers voor dat wanneer je met de AV overeenkomt (4/5de meerderheid in geval van stemming) om je reservekapitaal op een andere manier te organiseren, dit helemaal ok is.
Dit is hoe wij het doen:
Je kan dat reservekapitaal gewoon bij op de bestaande rekening kunnen zetten (al zegt de wet: zet het op een andere rekening) er is dus de aan te raden optie om een andere rekening te gebruiken. De ondersteuning voor meerdere rekeningen werd daarmee ook uitgebreid. De meeste van de aanpassingen waren al enkele weken zichtbaar:
Zoals gezegd, de reservekapitaalmodule is erg geënt op onze eigen werking en is ook maar in een eerste fase. Wellicht volgen er nog enkele aanpassingen eens ze gebruikt wordt. Het is nu bijvoorbeeld mogelijk om kosten die betaald werden met geld van een rekening die niet dezelfde is als die van het reservekapitaal, toch te boeken in het reservekapitaal. Mochten jullie andere euvels tegenkomen: laat maar horen.
Naast enkele bugfixes werd er de voorbije weken ook nog een andere belangrijke aanpassing doorgevoerd: er kunnen nu ook betalingen geïmporteerd worden via de .CSV bestanden van VDK-bank. Evenwel, als je bank CODA 2.3 bestanden ondersteunt heeft dat altijd de voorkeur omdat de banken het formaat daarvan niet naar hun willekeur kunnen aanpassen.
Ondertussen wordt er ook vlijtig verder geknutseld aan enkele nieuwe features. Waar met spanning naar uitgekeken wordt zijn de betalende reservaties, op verzoek van vele cohousings. En er is ook vraag om de maaltijden inschrijfmodule een tikje ruimer te kunnen inzetten, en dus niet enkel voor maaltijden ...
Er werd de voorbije maand weer flink gewerkt aan Centeam.
Een eerste nieuwigheid die voor eenieder beschikbaar is de nieuwsbrief-module. Je hebt als adminstrator de mogelijkheid om deze module te activeren bij de instellingen. Eens geactiveerd zal er eenmaal per maand naar alle personen van je groep die een e-mailadres hebben en waarbij het vinkje 'nieuwsbrief' op hun profielpagina aan staat, een mail verstuurd worden met daarin telkens een update van de financiële toestand voor diens woning:
Let op! Het vinkje 'nieuwsbrief' staat standaard aan bij iedereen op het centeam-profiel. Iedereen kan dat daar zelf uitvinken. Op de personen-pagina kunnen administrators dat vinkje evenwel ook zelf uitvinken per persoon. Misschien willen ze graag eerst zelf eens zo'n nieuwsbrief ontvangen vooraleer de nieuwsbrief naar iedereen vertrekt.
Niet onbelangrijk, de nieuwsbrief wordt ongeveer aan het einde van de maand verstuurd, maar naargelang waar u in de wachtrij zit kan dat tot een paar dagen later zijn vooraleer u de e-mail ontvangt.
Daarnaast werd er lustig verder geknutseld aan de reservekapitaalmodule. Cohousings die nu al met meerdere rekeningen werken zullen hier en daar al enkele kleine nieuwigheden bespeuren. De details daarvan worden later toegelicht in een filmpje eens de reservekapitaalmodule online staat. Normaal gezien half februari.
De voorbije maanden gebeurden er vooral aanpassingen onder de motorkap van Centeam. Dus wellicht een nieuwsberichtje vooral voor de nerds:
Goed nieuws en slecht nieuws!
Het goeie nieuws eerst. Een bezorgdheid die bij veel cohousings leefde was de mate waarin de data op Centeam veilig is. Een terechte bezorgdheid. Sowieso werkt Centeam via https, bewaren we enkel hashes van wachtwoorden, moet een wachtwoord voldoende sterk zijn, staat er een firewall op de server en houden we de servers en de software (na uitgebreid testen) up to date.
Tot nog toe maakten we wekelijks een volledige backup van de server. Wij wisten ook: dat is te weinig. Een extra backup functie werd bij deze geactiveerd en vanaf nu maken we om het uur (!) een backup van de volledige database. Dat zijn zo goed als alle gegevens. Enkel de bestanden zoals bewijsjes, facturen, bonnetjes vallen daar niet onder. Die worden echter samen met de volledige server vanaf nu dagelijks gebackuped. Hopelijk moeten de backups nooit gebruikt worden, maar bij deze werd er extra zekerheid ingebouwd.
Dat brengt ons bij het slechte nieuws. Backups maken kost geld. Daardoor drong een prijsstijging zich op. We hebben echter ook meteen bekeken hoe het te betalen bedrag per jaar wordt berekend.
Tot nog toe was dat eenvoudig: aantal woningen x 12 EUR = totaalbedrag per jaar.
Dat was mooi, want zo betaalde elke woning precies hetzelfde bedrag, 12 EUR per jaar ofwel 1 EUR per maand.
Probleem is echter dat het aantal woningen weinig invloed heeft op het servergebruik van een cohousingproject. Het zijn vooral het aantal kosten (en bijlages) die dat bepalen, en dat aantal stijgt maar een klein beetje in verhouding tot het aantal woningen. Kortom, kleinere cohousing projecten betaalden eigenlijk niet hun echte gebruik. Langs de andere kant wilden we ook niet gaan werken met een vast bedrag per project, want dan zou de prijs voor kleinere projecten in verhouding tot hun aantal woningen heel erg groot worden. Er werd daarom gekozen voor een tussenoplossing:
Vanaf de eerstvolgende factuur wordt de prijs per jaar: 100 EUR + (10 EUR x aantal woningen) = totaalbedrag per jaar
In de praktijk zal dat erop neerkomen dat grote cohousings aankijken tegen een kleine prijsstijging en kleinere cohousings een grotere stijging zullen zien.
Een cohousing van 35 woningen:
Een cohousing van 11 woningen:
Ongetwijfeld zal de prijs in de toekomst nog stijgen. Stijgende hostingprijzen, economie en inflatie enzo, maar met de nieuwe prijszetting denken we dat dat niet meer met dergelijke sprongen moet gebeuren. In de algemene voorwaarden staat nu expliciet dat de stijging per jaar nooit meer dan 10% zal bedragen. Dat lijkt ons een worst case scenario.
Er werd weer hard geknutseld aan Centeam de voorbije weken. Zo bijvoorbeeld aan het idee van een Reservekapitaal. Díe aanpassing komt pas in januari online nadat we het eerst grondig gaan testen op Cohousing Kerselaar. In tussentijd werden wel al volgende aanpassingen wel live gezet:
Er werden een hoop nieuwe videos toegevoegd om het een en ander uit te leggen: Hoe regel je een verhuis en/of verkoop, hoe werkt de maaltijdmodule en kan je een betaling splitsen over meerdere kosten? U ziet het allemaal hier.
Mochten er nog filmpjes gewenst zijn over specifieke scenario's? Geef een seintje!
De voorbije weken werden volgende wijzigingen doorgevoerd:
Er werd een verbetering toegevoegd aan de werking van de streepjeslijsten. Voorheen moest je elk streepje apart invullen (kookwas, en daarna gewone was, en daarna droogkast ...) invullen. Vanaf nu worden die streepjessoorten gegroepeerd in één streepjeslijst, zodat je ze ook in één keer kan invullen. Op de overzichtspagina van de verschillende streepjeslijsten kan je ook eenvoudiger een streepjeslijst afdrukken.
Daarnaast werden ook volgende kleinere aanpassingen doorgevoerd:
Na feedback van enkele cohousings werd een aanpassing doorgevoerd die de werking van de bewonerskostenlimiet een beetje wijzigt.
Op deze manier kan je er of voor kiezen als project om een positieve bewonerskostenbalanslimiet voorop te stellen en er op die manier voor te zorgen dat er steeds een buffer op de rekening aanwezig zal zijn. Voor veel cohousings zal dit de logische manier zijn.
Kies je ervoor om een negatieve bewonerskostenbalans in te stellen (zoals we doen op Cohousing Kerselaar), dan ga je uit van de situatie waarin het normaal is dat sommige mensen in het rood staan, andere in het groen, en dat dat op termijn steeds in orde komt.
Bij de doorvoering van deze wijziging werd het veld 'bewonerskosten limiet' aangepast in functie van jullie cohousing. Het kan evenwel geen kwaad om even te dubbelchecken op de instellingenpagina of alles goed staat.
We maakten een nieuwe pagina met enkele videos die een duidelijker beeld proberen scheppen van hoe Centeam werkt, boordevol met tips en andere interessante info. Er zijn al twee videos:
Weldra volgen er nog o.a. over de Winkel- en maaltijden modules.
Daarnaast werden enkele bugs geplet en enkele bestaande features aangepast:
Gemeenschappelijke maaltijden organiseren kan snel een hoop geregel worden. De nieuwe maaltijden module maakt het mogelijk voor elke woning om zich in te schrijven (volwassen vs kinderen) voor de verschillende variaties van je menu (vegan, vlees ...) die jij en je kookploeg willen maken.
Klaar met koken? Voeg de kosten toe aan de maaltijd, geef aan voor welke variant elke kost van toepassing is en Centeam berekent de prijs per woning op basis van het aantal kinderen, volwassen en de geselecteerde varianten.
Zin om slechts voor een select gezelschap te koken? Je kan zelfs het maximum aantal inschrijvers bepalen.
De maaltijden-module is standaard uitgeschakeld maar kan door de admins ingeschakeld worden bij de instellingen
Vanaf nu is het mogelijk om binnen Centeam meerdere woningen aan een gebruiker te koppelen. Dat is voornamelijk van toepassing voor eigenaars van meerdere woningen. Ze moeten nu niet meer goochelen met een apart e-mailadres per woning. Om meerdere woningen aan een gebruiker te koppelen ga je als Admin naar de Personen pagina, open je de persoon in kwestie. Je zal daar dan de mogelijkheid hebben om extra woningen te koppelen.
Werk je op dit moment met verschillende accounts/e-mailadressen per woning voor eigenaars met meerdere woningen? Dan verwijder je eerst de accounts met de overbodige e-mailadressen. Daarna koppel je diens woningen aan de overgebleven account met het juiste adres.
Het is zelfs mogelijk om als gebruiker meerdere woningen over verschillende projecten te hebben. Daarvoor moeten de admins van de verschillende projecten niets speciaal te doen. Gewoon de gebruiker toevoegen met zijn gebruikelijke e-mailadres en Centeam zal de link op de achtergrond zelf leggen. Dit kan ook interessant zijn voor cohousing projecten die op hun beurt vallen onder een overkoepelende VME. Stel dat je drie bij elkaar horende projecten hebt, dan registreer vier projecten. Eén voor elke project en één voor de overkoepelende VME. In de overkoepelende VME voer je dan alle woningen en alle personen van alle aparte projecten apart in.
Het resultaat is dat gebruikers die onder meerdere projecten vallen en/of meerdere woningen hebben, bovenaan in het scherm een keuzemenu hebben om te wisselen tussen de projecten.
De voorbije vijf jaar ging wat vanaf vandaag 'Centeam' heet, door het leven als 'Plnr'. Die oorspronkelijke naam, 'Planner' kwam van het oorspronkelijke opzet van de tool: Een planningstool maken voor cohousings waarmee zo goed als alles van administratie en communicatie kon gebeuren. Al snel bleek dat een tikkeltje te ambitieus en vooral niet nodig. Er zijn eenvoudigweg al (veel) tools die kunnen gebruikt worden om te communiceren, data-op te slaan, te gebruiken als kalender, te video callen ...
Het enige waar we geen pasklaar antwoord op vonden binnen Cohousing Kerselaar was een tool om de financiën te doen. We behielpen ons in het begin met Google Spreadsheets, Excel, LibreOffice en allerlei mapjes met bestanden ... maar dat werd al snel een arbeidsintensieve soep.
De focus van het Plnr-development ging dus al zeer snel richting de financiën en zo evolueerde Plnr de voorbije jaren geheel op onze eigen maat. Dankzij een nogal uitgebreide Corona quarantaine en een half sabbatjaar werd de tijd gevonden om de tool af te werken tot op het punt dat de tool klaar is om ook door andere cohousings gebruikt te worden.
Omdat de focus zo goed als geheel op de financieën ligt en er ook al een andere online tool bestaat die 'Plnr' heet bestaat werd gezocht naar een nieuwe naam. Na veel wikken en wegen besloten we om het niet te moeilijk te maken: we noemen onze eigen financiële werkgroep al langer 'Centeam' en zodus geschiedde.
De nieuwe url is centeam.co, maar de oude zal vanzelfsprekend doorverwijzen naar daar.
Samen met deze wijzing werden ook volgende aanpassingen doorgevoerd:
Er werden in de achtergrond al een boel aanpassingen doorgevoerd om het mogelijk te maken voor een gebruiker om meerdere woningen te bewonen en/of verhuren. Tot nog toe moest je dan foefelen met aparte e-mailadressen.
Dit kan ook interessant zijn voor een groep van cohousings die zich georganiseerd hebben binnen een aparte overkoepelende VME, waarbij die VME en alle projecten apart, elk een project zijn binnen Plnr.
Wordt tegen eind mei verwacht!