Ja, je kan het financiële beheer van een cohousing in spreadsheets en gedeelde mapjes in de cloud doen. Of in papieren schriftjes.
Maar dat kost veel tijd, bestaat voornamelijk uit aapjeswerk, biedt weinig foutencontrole, is beperkt in mogelijkheden en is niet perse transparant.
Centeam probeert al die problemen op te lossen.
Centeam is een online tool waar iedereen van je cohousingproject toegang tot heeft. Iedereen kan kosten indienen samen met bewijsje en andere nodige info. Vervolgens controleert het financiële team alle ingediende kosten. Eens een kost werd goedgekeurd kan iedereen de kosten zien en hoe die werden verdeeld.
Naast statische verdeelsleutels zoals een investeringssleutel heeft Centeam ook verdeelsleutels per hoofd die automatisch gegenereerd worden op basis van aantal inwoners en eventueel hun leeftijd en aanwezigheid (denk aan de kinderen van gescheiden ouders).
Soms is het niet mogelijk om op voorhand te weten hoe een kost verdeeld moet worden. Eenvoudigste voorbeeld: Een frigo vol drank die via een streepjeslijst verdeeld moet worden.
Centeam maakt daarvoor gebruik van 'potjes':
Ingewikkelder kan ook: Wasmachines waar elk streepje in drie verschillende potjes terecht komt: electriciteit, water en afschrijving wasmachines.
Je kan op die manier sparen, of op voorhand investeren en er tóch voor zorgen dat de juiste kost bij de juiste personen terecht komt.
Nog een voorbeeld van het gebruik van een potje: Doe je samen aankopen in bulk dan kan je dat organiseren in een winkeltje. Via de bestelpagina in Centeam kan iedereen zelf aangeven wat die meeneemt uit de winkel. Behalve het aanvullen van de stock levert een winkeltje dus geen extra werk op.
Centeam probeert het manueel overschrijven van geld zoveel mogelijk te beperken. Betaal je als woning bijvoorbeeld de aankoop, dan wordt dat in rekening gebracht bij de totale balans van je woning.
Betalingen die wel door de VME moeten uitgevoerd kunnen via export functie van je online banking gesynchroniseerd worden met Centeam. Zo ziet het financiële team meteen welk kosten wel en niet betaald werden.
Gemeenschappelijke maaltijden organiseren kan snel een hoop geregel worden. De inschrijfmodule in Centeam maakt het mogelijk voor elke woning om zich in te schrijven (volwassen vs kinderen), voor de verschillende variaties (vegan, vlees ...) die jij en je kookploeg willen maken.
Klaar met koken? Voeg de kosten toe aan de maaltijd, geef aan voor welke variant elke kost van toepassing is en Centeam berekent de prijs per woning op basis van het aantal kinderen, volwassen en de geselecteerde varianten.
Zin om slechts voor een select gezelschap te koken? Je kan zelfs het maximum aantal inschrijvers beperken.
Heeft je cohousing een logeerkamer, grote keuken, een opblaasbootje ... die gereserveerd kunnen worden, dan biedt Centeam een reservatiesysteem. Het is mogelijk om te werken met betaalde reservaties van zaken die van de groep zijn, dan wel van een bewoner, voor de groep dan wel voor privégebruik. Bv. een deelauto, een logeerkamer ...
Het is mogelijk om meerdere woningen aan een gebruiker te koppelen. Dat is voornamelijk handig voor eigenaars van meerdere woningen.
Het is zelfs mogelijk voor een gebruiker meerdere woningen over verschillende cohousingprojecten te hebben.
Dit kan ook interessant zijn voor cohousingprojecten die op hun beurt vallen onder een overkoepelende VME. Voor die laatste wordt dan een extra project aangemaakt dat alle gebruikers heeft van alle andere onderliggende cohousingprojecten.
Wil je zelf aan de de slag met de gegevens die in Centeam zitten dan kan je de ingegeven kosten ook exporteren in excel-bestanden.
Ook kan het in de bouwfase handig zijn om mooie afdrukbare documenten te hebben met daarop een overzicht van de gemaakte kosten per maand. Centeam levert je daarvoor een mooie PDF.
Met de nieuwsbrief module kan je naar al wie het vinkje 'nieuwsbrief' aan heeft staan automatisch een maandelijkse e-mail versturen met daarin:
Daarnaast zijn er nog andere toeters en bellen. Vanzelfsprekend een zoekfunctie voor kosten, een verjaardagskalender, budgetbeheer, de opsplitsing tussen eigenaars en bewoners, een instelbare interfacetaal (Engels of Nederlands), keuze van valuta ...